Wat is een EDI Orders bericht?

Wat is een EDI Orders bericht?

Een EDI ORDERS bericht is een elektronische inkooporder. Met dit bericht plaatst een klant digitaal een bestelling bij een leverancier.

Het bericht is gebaseerd op de internationale EDIFACT standaard en is de start van het zogenaamde order to cash proces. Na ontvangst kan de leverancier de digitale order direct en automatisch verwerken in de backoffice systemen zoals bijvoorbeeld het ERP systeem. Hierdoor wordt handmatige invoer en de bijbehorende fouten vermeden en verloopt de verwerking efficiënter.

Door een directe koppeling tussen het EDI platform en het ERP systeem worden orders volledig automatisch uitgewisseld en verwerkt. Dit verhoogt de snelheid, betrouwbaarheid en schaalbaarheid van het orderproces.

Het ORDERS bericht vormt daarmee de basis voor vervolgberichten zoals ORDRSP, DESADV en INVOIC en is een essentieel onderdeel van een volledig geautomatiseerd order to cash proces.

Hoe werkt het?

1. De klant maakt een bestelling, een order, aan in het backoffice systeem (ERP-systeem) en stuurt dit bericht in het afgesproken formaat (XML, CSV, JSON, EDIFACT) naar het EDI Platform.
2. Het EDI Platform zorgt ervoor dat het bericht gevalideerd, gemapt en getransformeerd wordt naar het afgesproken formaat, zodat de order automatisch ontvangen en verwerkt kan worden in het backoffice systeem van de leverancier.
3. Optioneel stuurt de leverancier een ORDRSP terug als orderbevestiging via het EDI Platform. Dit wordt alleen verstuurd als de klant dit vereist.
   

Afhankelijk van de afspraken kan de EDI ORDERSP, de orderbevestiging, direct of op een later moment worden verzonden.

De APERAK is een ontvangstbevestiging van het ORDERS bericht en kan, indien vereist, direct na ontvangst van het bericht door het EDI Platform verstuurd worden.

Wie verzendt en wie ontvangt het ORDERS bericht?

De verzender is de klant of koper, retailer of inkooporganisatie.

De ontvanger is de leverancier of producent van de goederen of diensten.

Welke gegevens bevat een ORDERS bericht?

Een EDIFACT ORDERS bericht bevat onder andere:

• Ordernummer
• Besteldatum
• Gewenste leverdatum
• Leveradres
• Factuuradres
• Contract Referentie
• Artikelinformatie zoals GTIN (Global Trade Item Number) - link plaatsen
• Aantal en eenheid
• GLN gegevens van klant, leverancier, afleverlocatie en factuurontvanger - link plaatsen.

Deze gestructureerde gegevens zorgen voor een foutloze verwerking in de backoffice systemen (ERP systeem) van beide partijen.

Hoe ontvangt u een ORDERS bericht?

Voor het ontvangen van de order zijn er twee mogelijkheden: geïntegreerd of via een web portal.

Geïntegreerde oplossing

Uw ERP of WMS wordt hierbij gekoppeld aan het T2S EDI platform. Bestellingen worden volledig automatisch uitgewisseld en verwerkt.

Dit is geschikt voor organisaties met een hoog order volume.

Portal oplossing

Via het EDI platform portaal Palletlabel ontvangt en verwerkt u orders handmatig via een gebruiksvriendelijke SaaS omgeving.

U kunt daarnaast:

• SSCC labels aanmaken
• GTIN artikelen beheren (Global Trade Item Number)
• GLN adressen beheren (Global Location Numbers)
• Elektronische pakbonnen aanmaken (Desadv)

Deze oplossing is ideaal bij lagere volumes.

Wat is het verschil tussen ORDERS, ORDRSP en APERAK?

ORDERS

De elektronische bestelling van koper naar leverancier.

ORDERSP

De commerciële orderbevestiging. Hiermee bevestigt de leverancier of de order geheel of gedeeltelijk wordt geleverd.

APERAK

Een technische ontvangstbevestiging. Hiermee wordt bevestigd dat het bericht correct is ontvangen en technisch leesbaar is. Dit is geen commerciële bevestiging.

Wat zijn de voordelen van EDI ORDERS?

Algemene voordelen

• Geen handmatige invoer
• Minder fouten
• Snellere orderverwerking
• Lagere administratieve kosten
• Betere leverbetrouwbaarheid

Voordelen voor kopers

• Direct inzicht in orderstatus
• Minder retouren
• Betere planning
• Hogere leverbetrouwbaarheid

Voordelen voor leveranciers

• Efficiëntere verwerking
• Minder correcties
• Betere performance scores
• Kostenbesparing

Of u nu kiest voor een volledige ERP-integratie of een gebruiksvriendelijke webportal oplossing, wij helpen u bij de inrichting en optimalisatie van uw EDI berichtenverkeer.

Neem contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek over de mogelijkheden.