Wat is een EDI-factuur

Wat is een EDI-factuur?

Een EDI-factuur (INVOIC) is een elektronische versie van een papieren factuur die verkopers naar kopers sturen om betaling voor geleverde producten te vragen. Een elektronische factuur is een van de meest fundamentele documenten in een geautomatiseerd EDI (Electronic Data Interchange) systeem. De EDI-factuur speelt een centrale rol bij het stroomlijnen van financiële transacties tussen handelspartners.

Hoe werkt het?

U maakt een standaardfactuur of een creditfactuur in uw ERP-systeem of boekhoudsoftware, Dit kan in XML-, CSV- of PDF-formaat zijn.

Opmerking: Creditfacturen worden mogelijk niet altijd ondersteund door uw software. We raden u aan dit te verifiëren als dit relevant is voor uw situatie.

U stuurt de gegenereerde factuur via het vooraf gedefinieerde communicatiekanaal naar het T2S EDI Platform.

Als uw ERP-systeem via een van onze integratiepartners is gekoppeld, wordt de factuur automatisch via de koppeling opgehaald en doorgestuurd naar het EDI-platform.

Het EDI-platform valideert de factuur en zet deze om in het EDI-INVOIC-formaat dat vereist is voor uw handelspartner(s). Eenmaal gevalideerd en getransformeerd, wordt het automatisch via het vooraf gedefinieerde communicatiekanaal naar uw handelspartner(s) gestuurd.

Communicatiekanaal (EDI-gateway)

Het communicatiekanaal, ook wel de EDI-gateway genoemd, is de verbinding tussen uw organisatie en het EDI-platform, en tussen het EDI-platform en uw handelspartners.

De gateway zorgt voor snelle en veilige EDI-communicatie. We ondersteunen meerdere communicatieprotocollen waaronder: API (REST en SOAP), AS2, X.400, sFTP en e-mail.

Vereiste informatie voor de EDI INVOIC

Om met succes een EDI INVOIC volgens de UN/EDIFACT-standaard naar uw handelspartner(s) te sturen, moet uw factuur de volgende gegevens bevatten:

• De GLN's (Global Location Numbers) van uw bedrijf (de afzender) en uw klant (de ontvanger)
• De GTIN's (Global Trade Item Numbers), ook bekend als EAN-codes, van de gefactureerde producten

Deze informatie is essentieel voor de correcte routering en verwerking van uw EDI-factuur binnen de UN/EDIFACT-standaard, een wereldwijd gehanteerde set regels voor elektronische gegevensuitwisseling.

EDIFACT staat voor Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport en is een internationale standaard ontwikkeld door de Verenigde Naties voor het elektronisch uitwisselen van gegevens tussen bedrijven.

GS1 EANCOM® is een GS1-standaard die een subset vormt van UN/EDIFACT. Het specificeert de structuur voor het verzenden van elektronische zakelijke documenten, zoals orders, facturen en leveringsbonnen. GS1 EANCOM® integreert belangrijke GS1-identificatiestandaarden zoals GTIN (voor producten) en GLN (voor locaties en partijen), waardoor een uniforme en betrouwbare uitwisseling van gegevens mogelijk wordt.

Let op: deze vereisten gelden specifiek voor facturen die worden verzonden volgens de EDIFACT-standaard (voornamelijk gebruikt in Europa en Azië). Voor andere standaarden, zoals X12 (gebruikelijk in Noord-Amerika), kunnen andere gegevens nodig zijn.

Wilt u een factuur verzenden via Peppol?

Bij Type 2 Solutions bieden we volledige ondersteuning om u te helpen verbinding te maken met het Peppol netwerk.

Als u facturen via het Peppol-netwerk wilt verzenden, is het cruciaal dat uw klant verbonden is met Peppol en dat het Peppol-ID op de factuur staat. Dit is een unieke identificatiecode voor bedrijven en entiteiten uit de publieke sector binnen het Peppol-netwerk. Een Peppol-ID kan een Kamer van Koophandel-, BTW- of IBAN-nummer zijn, maar bijvoorbeeld ook een GLN.