Erasmus MC vermindert aantal medicatiefouten
Artikel van Judith de Witte & Dr. Nicole Hunfeld in Operationeel.
Operationeel, het magazine van de Landelijke Vereniging van Operatieassistenten (LVO), nodigde Judith de Witte, sales & marketing manager bij Type 2 Solutions en Dr. Nicole Hunfeld, ziekenhuisapotheker in het Erasmus MC, uit om een artikel te schrijven over de medicatie dubbel check.
Dit naar aanleiding van de presentatie op de Kwaliteitsdag van de LVO.
Het volledige artikel kunt u hieronder lezen.
Introductie
Uit de Centrale Medicatiefouten Registratie (CMR) blijkt dat de meeste medicatiefouten worden gemaakt bij parenterale geneesmiddelen: geneesmiddelen die worden geïnjecteerd. Bijna de helft van de geregistreerde fouten ontstaat tijdens het toedienproces.
Ook voorschrijffouten worden regelmatig gemeld. Om de medicatieveiligheid te verbeteren deed het Erasmus MC het project Medicatie-dubbelcheck OK.
Met succes: het leidde tot een afname van het aantal meldingen van medicatiefouten.
Medicatie-dubbelcheck
Het Erasmus MC startte in 2010 met een project om de medicatiecheck makkelijker te maken: Medicatie-dubbelcheck OK.
De aanleiding was tweeledig, vertelt ziekenhuisapotheker dr. Nicole Hunfeld:
‘Enerzijds was dat omdat het VMS-thema destijds begon te spelen. We moesten gaan voldoen aan het VMS-protocol (veiligheidsmanagementsysteem) en de dubbelcheck, vereist door de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd.
Anderzijds bleek het in de praktijk met name op de OK lastig om de dubbelcheck te doen. Het kost mensen veel tijd en het ging niet heel efficiënt. We wilden dat heel graag verbeteren om zo ook de medicatieveiligheid te kunnen verbeteren.’
Duidelijk protocol
Dagelijks worden er op de OK per patiënt veel verschillende intraveneuze geneesmiddelen klaargemaakt. Een duidelijk protocol voor het klaarmaken en toedienen van parenteralia vermindert de kans op fouten.
Hoe zorg je dat het juiste geneesmiddel wordt gegeven, in de juiste dosering, op de juiste manier klaargemaakt, via de juiste toedieningsweg, op het juiste tijdstip, op de juiste toedienwijze en aan de juiste patiënt?
Dr. Nicole Hunfeld, ziekenhuisapotheker in het Erasmus MC.
Labels met kleurtjes
Het Erasmus MC gebruikte voorgedrukte labels met kleurtjes om de spuiten te etiketteren. Voor lang niet alle medicijnen waren echter stickers beschikbaar. Hiervoor werd dan een extra blanco etiket gebruikt. Alle benodigde extra informatie werd er met de hand bijgeschreven.
Het label was daardoor niet altijd goed te lezen en er werden op basis van de kleur van het etiket –soms verkeerde – aannames gedaan.
Hoogrisico-medicatie
Inmiddels gebruikt het Erasmus MC voor hoogrisico-medicatie in de acute keten Mediclabel-software van Type 2 Solutions.
Het toedien-etiket voor deze medicatie bevat op deze manier de volgende informatie:
- De hoeveelheid
- Het oplosmiddel
- De datum en tijd van klaarmaken
- De houdbaarheid t/m
- De paraaf van de bereider
- De paraaf van de toediener
Het toedien-etiket voldoet hiermee aan het advies van het expertteam High Risk Medicatie inclusief de vereiste dubbelcheck (de zogenoemde vierogen-controle).
Keuze voor Mediclabel
‘Met Mediclabel zijn verkeerde aannames op basis van de kleur van het label verleden tijd’, vertelt Nicole Hunfeld.
‘We gebruiken nu een standaard label, geen kleuren meer. We hebben voor Mediclabel gekozen, omdat we de software samen met Type 2 Solutions kunnen ontwerpen. Zo voldoet het precies aan de eisen die we hebben en aan onze wensen.’
Snel labels printen
Het label dat geprint wordt met Mediclabel past op verschillende spuiten. Medewerkers kunnen snel de labels printen voor een standaardset, ook wel blokmedicatie genoemd. Dat kan op de anesthesie dan wel op de functiekamers voor standaardspuiten.
Een voorbeeld van zo’n standaardset is algehele anesthesie. Als de medewerker dit blok kiest, worden in een keer alle labels geprint voor de medicatie die gebruikt wordt voor algehele anesthesie. De blokken kunnen in Mediclabel zelf gedefinieerd worden. De medicatie-database wordt door de ziekenhuisapotheker beheerd.
Dubbelcheck
Na het bevestigen van het label op de spuiten wordt de dubbelcheck uitgevoerd. Er wordt een paraaf gezet en daarna kan de medicatie op een veilige manier toegediend worden.
Transparant label
Het label past op zowel kleine als grote spuiten. Doordat het middenstuk transparant is, is altijd de inhoud van de spuit zichtbaar (zie foto).
Bovendien zit op de uiteinden van het label geen lijm, zodat als je meerdere labels naast elkaar legt deze niet aan elkaar blijven plakken.
Houdbaarheid automatisch berekend
De houdbaarheid wordt automatisch berekend door de software en wordt weergegeven op het etiket.
Bij het klaarmaken van de parenteralia kan direct het Kwaliteit Informatie Systeem van het Erasmus MC (KIS), geraadpleegd worden. De software hanteert de juiste concentraties die in het KIS staan, waardoor de werkwijze uniform is.
Op het label staat nu exact hoe en waarmee je de medicatie moet oplossen. De medewerkers in het Erasmus MC ervaren dit als een groot voordeel.
‘Verkeerde aannames op basis van de kleur van het label zijn verleden tijd’.
Barcode
Een extra stap in de verbetering van de medicatieveiligheid is de toevoeging van de zogeheten Datamatrix-barcode op het etiket. De barcode op het etiket wordt gescand voor het toedienen van de medicatie op de spuitenpomp.
Tijdswinst
Als de barcode wordt gescand op de medicijnpomp herkent de pomp hem en leest zo het juiste geneesmiddel in. Dit is gekoppeld aan het elektronisch voorschrijfsysteem. Alles wordt zo direct geregistreerd.
Deze check komt dus bovenop de dubbelcheck bij de bereiding van het geneesmiddel. Het vervangt de handmatige dubbelcheck bij toedienen. Naast kwaliteitswinst, levert dit ook tijdswinst op voor het personeel.
Tall man lettering
Voor de leesbaarheid van de medicatienaam wordt tall man lettering gebruikt.
Dat wil zeggen dat medicijnnamen deels met hoofdletters worden geschreven, om het onderscheid met vergelijkbare medicijnnamen duidelijker te maken.
Bijvoorbeeld: PANtoprazol, miVAcurium, NORadrenaline.
Nicole: ‘Dus daar waar het kan hebben we grote en kleine letters afgewisseld om te triggeren om het juiste te lezen.’
Lees meer over de scanning van de infuuspompen in het Erasmus MC op www.gs1.nl.
Gebruiksvriendelijke software
Nicole: ‘We merkten dat het nieuwe systeem erg gebruiksvriendelijk is. En omdat we inmiddels een database met medicijnen hadden, konden we heel makkelijk ook andere afdelingen betrekken.
Het systeem is inmiddels uitgerold in het kinderziekenhuis, maar ook bijvoorbeeld op de interventie-radiologie. Dus als je eenmaal begonnen bent, kun je dit systeem heel makkelijk uitrollen op andere afdelingen in het ziekenhuis.’
Training on the job
Om alle zorgprofessionals hiermee te laten werken is er gekozen voor training on the job.
Nicole: ‘De ene persoon heeft het de andere geleerd. Het is zo makkelijk dat dat heel snel kan. Verder staat Mediclabel beschreven in de ziekenhuisbrede medicatierichtlijn, zodat het ook terug te vinden is hoe we waar werken.’
Mediclabel software.
Afname foutmeldingen
‘Wat het ons heeft opgeleverd is dat we een veilig systeem hebben neergezet’, vervolgt Nicole.
‘We zagen ook afname van het aantal meldingen van medicatiefouten. Het systeem is zo gebruiksvriendelijk dat iedereen er meteen goed mee kan werken. Dat vind ik vooral belangrijk, want dat maakt het ook weer veiliger.’
Tips voor implementatie
Vijf tips voor wie ook met medicatie-dubbelcheck wil beginnen:
- Bereid jezelf voor en maak je bekend met het VMS-protocol.
- Bepaal de scope van het project. Begin klein, bij voorkeur met één afdeling.
- Selecteer een partner voor de implementatie.
- Stel samen een implementatieplan op en stel een projectteam samen bestaande uit anesthesie, apotheek, IT en de implementatiepartner.
- Implementeer volgens plan, test en documenteer. Belangrijk: blijf communiceren met alle betrokken partijen.
Houd het simpel
Nicole heeft nog een paar aanvullingen:
‘Denk goed na over hoe het systeem de dagelijkse praktijk optimaal kan ondersteunen. Doorloop alle stappen met de betrokken afdelingen en de leverancier, en toets het continu aan het VMS-protocol.
Begin op tijd aan het etiket, samen met de anesthesiologie en de ziekenhuisapotheker. Het is niet eenvoudig om tot een standaard labelontwerp komen, dat voldoet aan alle eisen en ook nog eens makkelijk in gebruik is. Laat verschillende labels door gebruikers testen.
Voor de acceptatie is de look and feel en de gebruiksvriendelijkheid van het systeem van groot belang. Houd het zo simpel mogelijk.’
Wilt u meer weten?
Laat uw contactgegevens achter en wij nemen contact met u op.
Klik op de afbeelding om de case te lezen.
Artikel van Judith de Witte & Dr. Nicole Hunfeld in Operationeel.
Mediclabel voor Confexion & JOYinCARE 
Carrière bij Type 2 Solutions